Spreadsheet Excel Untuk Akuntansi

BAB I

GAMBARAN UMUM AKUNTANSI

A.  Pengertian Akuntansi

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di era globalisasi mengakibatkan terjadinya perluasan pada semua kegiatan bidang usaha. Perluasan kegiatan usaha mengakibatkan pencatatan dan standar akuntansi semakin berkembang.

Perkembangan tersebut mempengaruhi pengertian akuntansi itu sendiri. Oleh karenanya, pengertian akuntansi bergantung dari sudut mana kita melihatnya.

1.  Dipandang dari sudut fungsinya

Akuntansi merupakan aktivitas jasa yang menyediakan informasi yang penting sebagai alat penilaian jalannya perusahaan. Dengan demikian, pihak-pihak yang berkepentingan atas informasi tersebut dapat membuat pertimbangan-pertimbangan agar dapat mengambil keputusan yan tepat.

2.  Dipandang dari sudut kegiatannya

Akuntansi merupakan suatu proses pencatatan yang meliputi kegiatan identifikasi, pengukuran dan penyampaian informasi ekonomi.

Pengertian akuntansi berdasarkan kedua sudut pandang tersebut ternyata hampir sama denganm definisi akuntansi menurut American Accounting Association yang diterjemahkan sebagai berikut:

“Akuntansi adalah proses identifikasi, pengukuran dan penyampaian informasi ekonomi untuk memungkinkan pembuatan keputusan yang jelas dan tegas oleh pemakai informasi tersebut.”

Pengertian akuntansi bila dipandang dari sudut kegiatannya adalah meliputi proses pencatatan, penggolongan, pengikhtisaran dan penyajian laporan mengenai transaksi keuangan yang terjadi dalam suatu periode tertentu. Berdasarkan pengertian tersebut, transaksi keuangan yang terjadi selama satu periode diproses dalam beberapa tahap kegiatan yang merupakan suatu siklus.

Siklus yang terjadi dalam penyajian laporan keuangan dinamakan siklus akuntansi. Siklus akuntansi tersebut mencakup kegiatan-kegiatan berikut:

1. Pengidentifikasian
2. Pencatatan
3. Penggolongan
4. Pengikhtisaran
5. Penyusunan Laporan

B. Para Pemakai Informasi Akuntansi

Bentuk penyajian laporan keuangan dapat berupa laporan lab/rugi, laporan perubahan modal dan neraca, yang disesuaikan dengan kebutuhan pihak-pihak yang membutuhkan dan berkepentingan terhadap informasi akuntansi tersebut.

Pihak-pihak yang membutuhkan informasi dari laporan akuntansi adalah sebagai berikut:

1.  Pemimpin Perusahaan, yaitu sebagai:

a.  bukti pertanggungjawaban kepada pemilik perusahaan;

b.  dasar pertimbangan dalam menetapkan rencana maupun strategi yang akan diterapkan pada masa mendatang;

c.   alat untuk menilai pelaksanaan kegiatan perusahaan secara keseluruhan;

d.  alat untuk mengukur biaya-biaya dari kegiatan perusahaan.

2.  Pemilik Perusahaan, yaitu sebagai:

e.  alat untuk menilai keberhasilan manajemen dalam mengelola perusahaan;

f.    alat untuk menilai penambahan modal, perkiraan perolehan keuntungan pada masa mendatang.

3.  Kreditur, yaitu sebagai:

g.  alat untuk menentukan layak atau tidaknya perusahaan tersebut diberi pinjaman atau kredit;

h.  alat untuk mengetahui seberapa besar kemampuan perusahaan tersebut untuk membayar cicilan beserta bunganya.

4.  Karyawan, yaitu sebagai:

i.    alat untuk melihat prospek perusahaan yang bersangkutan di masa mendatang, sebelum memutuskan untuk ikut ambil bagian dalam perusahaan tersebut;

j.    alat untuk mengukur kemampuan perusahaan dalam memberikan gaji atau upah kepada pegawainya.

5.  Pemerintah, yaitu sebagai:

k.   alat untuk menentukan besarnya pajak yang dibebankan kepada perusahaan tersebut;

l.    dasar bagi data statistik pemerintah untuk kepentingan perencanaan selanjutnya.

Berdasarkan uraian di atas terlihat bahwa ada berbagai kepentingan dari berbagai pihak terhadap informasi yang disajikan dalam laporan keuangan.

Perkembangan teknologi khususnya teknologi informasi, diharapkan mampu menjadi sarana atau alat untuk memudahkan pekerjaan penyelesasian siklus akuntansi.

BAB II

KOMPUTERISASI SIKLUS AKUNTANSI (STUDI KASUS)

A.  Penomoran Bagan Akun

Untuk mempermudah pengaksesan suatu permasalahan (Laporan Keuangan) setiap rekening harus diberikan nomor kode. Bentuk kode yang digunakan dapat dengan banyak cara, tetapi tetap pada pengelompokkan rekening-rekening dalam lima golongan yaitu: Aktiva, Utang, Modal, Pendapatan dan Biaya.

Cara pengkodean yang digunakan pada praktek ini menggunakan metode kelompok.

Contoh:

                                    1          1          0          1

 

Aktiva                        Aktiva Lancar                      Nomor Urut

Pada kode digit pertama,  angka 1 menunjukkan Aktiva, sedangkan angka 1 pada digit kedua menujukkan jenis Aktiva, yaitu Aktiva Lancar. Untuk kode digit ketiga dan keempat menunjukkan Nomor Urut Kode

B. Studi Kasus

PT. Budi Luhur bergerak dalam bidang Jasa, ingin menyajikan laporan keuangan untuk periode yang berakhir 31 Desember 1995. Adapun Neraca Saldo yang dimiliki PT. Budi Luhur per tanggal 30 November 1995 adalah sebagai berikut:

PT. Budi Luhur
NERACA SALDO
Per 30 November 1995
NO.	KETERANGAN	SALDO
REK.		DEBET	KREDIT
1101	Kas	8,000,000	-
1102	Piutang Dagang	16,000,000	-
1103	Asuransi dibayar di muka	750,000	-
1104	Advertensi dibayar di muka	-	-
1105	Perlengkapan Kantor	350,000	-
1201	Tanah	-	-
1202	Gedung	10,000,000	-
1203	Akumulasi Peny. Gedung	-	1,500,000
2101	Utang Usaha	-	1,500,000
2102	Utang Wesel	-	-
2103	Utang Gaji dan komisi	-	-
3101	Modal Budi Luhur	-	25,000,000
3102	Prive Budi Luhur	2,500,000	-
4101	Pendapatan Jasa	-	57,000,000
5101	Biaya Gaji dan Komisi	35,000,000	-
5102	Biaya Sewa	4,000,000	-
5103	Biaya Advertensi	3,400,000	-
5104	Biaya Kendaraan	3,250,000	-
5105	Macam-macam biaya	1,750,000	-
5106	Biaya Perlengkapan Kantor	-	-
5107	Biaya Peny. Gedung	-	-
5108	Biaya Asuransi	-	-
		85,000,000	85,000,000

Transaksi-transaksi yang terjadi selama bulan Desember 1995 adalah sebagai berikut:

Desember (1) Dibayar sewa kantor bulan Desember Rp 500.000,-

                   (2) Dibeli perlengkapan kantor secara kredit Rp 150.000,-

                   (4) Dibeli sebidang tanah yang akan digunakan untuk pembangunan gedung  kantor di masa mendatang Rp 12.500.000,- Dari jumlah tersebut Rp 2.500.000,- dibayar tunai dan sisanya dibayar dengan selembar surat wesel.

                   (8)  Diterima pembayaran dari seorang langganan yang telah menggunakan jasa perusahaan, secara kredit Rp 12.000.000,-

                 (11)  Dikirim faktur tagihan kepada pelanggan yang telah menggunakan jasa perusahaan, secara kredit Rp 950.000,-

                 (15) Dibayar gaji dan komisi Rp 3.700.000,-

                 (20)  Diterima pembayaran dari seorang pelanggan yang telah menggunakan jasa perusahaan, secara kredit Rp 4.500.000,-

                 (30)  Dibayar macam-macam biaya Rp 155.000,-

                 (30) Dibayar biaya gaji dan komisi Rp 5.000.000,-

                 (31) Dibayar keperluan pribadi pemilik Rp 2.500.000,-

Penyesuaian yang terjadi pada tanggal 31 Desember 1995 adalah:

1. Perlengkapan kantor yang masih tersisa sampai akhir bulan sebesar Rp 150.000,-
2. Biaya advertensi yang terpakai adalah sebesar 1.900.000,-
3. Biaya depresiasi gedung ditaksir sebesar 10% dari harga perolehan
4. Asuransi dibayar di muka sebesar Rp 750.000,- adalah untuk 6 (enam) bulan terhitung mulai tanggal 1 Oktober 1995.
5. Gaji yang masih harus dibayar hingga akhir Desember 1995 adalah sebesar Rp 250.000,-

Tugas:

1. Masukkan transaksi-transaksi di atas ke dalam Jurnal Umum
2. Buatlah Buku Besar yang diperlukan
3. Buatlah Neraca Saldo Per 31 Desember 1995
4. Buat Jurnal Penyesuaian
5. Buat Neraca Lajur per 31 Desember 1995
6. Buat Laporan Keuangan yang terdiri dari :

·         Laporan Rugi/Laba

·         Laporan Perubahan Modal

·         Neraca

Penyelesaian:

1. Membuat Tabel Perkiraan
1. Aktifkan Sheet1, ubah nama Sheet1 menjadi Tabel Perkiraan, dengan cara didobel klik pada Sheet tulisan Sheet1.
2. Merubah nama Sheet dapat juga dilakukan dengan memilih menu Format -> Sheet -> Rename.
3. Buatlah tabel seperti dibawah ini:

2. Membuat Jurnal Umum
1. Aktifkan Sheet2, ubah nama Sheet2 menjadi Jurnal Umum.
2. Buatlah format lembar kerja seperti ini:

3. Pada Sel Nama Perkiraan (E8 padagambar) ketikkan =vlookup(

Lalu klik sel Kode (D8 pada gambar), kemudian ketikkan Titik Koma [ ; ], kemudian klik Sheet Tabel Perkiraan, blok Isi Tabel Perkiraan, tekan F4 untuk mengunci tabel sehingga muncul tanda US Dollar [ $ ], lalu ketikkan Titik Koma [ ; ] dan selanjutnya tentukan posisi kolom dari Tabel Perkiraan yang berisi data yang akan kita ambil, yaitu posisi 2.

 

J [Tips!] Tabel Pencarian bisa diberi nama, sehingga bersifat Absolut/Tetap, dengan cara : Blok Tabel yang ingin diberi nama, pilih menu Insert->Name->Define. Sesuai gambar, rumus menjadi =vlookup(d8;tabel;2)

4. Masukkan semua catatan transaksi yang terjadi ke dalam Sheet Jurnal Umum dengan fasilitas Data Form, dengan cara, klik salah satu isi sel Jurnal Umum, pilih menu Data->Form. Sehingga muncul tampilan seperti ini:

Masukkan semua data transaksi ke dalam Data Form, dengan klik tombol New untuk menambah record baru. Jika semua selesai dientri, klik tombol Close.

3. Membuat Buku Besar

Setelah membuat Jurnal Umum, dalam proses Pelaporan Keuangan, langkah selanjutnya adalah membuat Buku Besar untuk mengelompokkan jenis transaksi yang ada sesuai dengan Kode Perkiraan. Langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Ubahlah nama-nama Sheet setelah Jurnal Umum. Sheet3 diubah menjadi BB Aktiva Lancar, Sheet4 diubah menjadi BB Aktiva Tetap, Sheet5 diubah menjadi BB Hutang Lancar, Sheet6 menjadi BB Modal, Sheet7 menjadi BB Pendapatan dan Sheet8 menjadi BB Biaya.
2. Aktifkan Sheet BB Aktiva Lancar, buatlah tampilan seperti di bawah ini:

3. Pada sel D4 ketikkan formula: =vlookup(F3;tabel;2) sehingga pada sel D4 muncul kata “Kas”
4. Buku Besar Kas telah selesai anda buat, sekarang untuk mengisi datanya anda harus menggunakan fasilitas Advanced Filter.
5. Pada Buku Besar Kas yang ada di sheet BB Aktiva Lancar, Klik salah satu bagian header Buku Besar Kas, pilih menu Data->Filter->Advanced Filter , bila perlu klik OK.
6. Pada kotak dialog yang muncul, pastikan pilihan Copy to another location diaktifkan. Klik kotak isian List Range, kosongkan isinya, klik sheet Jurnal Umum, blok isi Jurnal Umum beserta sebaris headernya yang terdekat.
7. Pada kotak isian Criteria Range kosongkan isinya bila perlu, data pada kotak isian ini diisi dengan cara mengeblok sel F2 dan F3 sekaligus (berisi kata “Kode” dan Nomor Kode Perkiraan buku besar kas).
8. Kotak isian Copy to, data diisi dengan cara mengeblok sebaris header pada Buku Besar Kas yang berisi Tgl, Bln, Thn, Kode, Perkiraan, Debet, Kredit.
9. Jika selesai klik OK, dan lihatlah hasilnya. Jika penempatan rumus anda benar, maka akan muncul sejumlah transaksi dari Jurnal Umum yang difilter dan dikelompokkan berdasarkan kode perkiraan yang dijadikan kriteria.
10. Lakukan hal yang sama dalam pembuatan Buku Besar lainnya. Sesuaikan Criteria Range, berdasarkan Kode Perkiraan masing-masing buku besar.
11. Selesaikan kolom Saldo Akhir yang ada di tiap Buku Besar.

4. Membuat Neraca Saldo

Dengan selesainya Buku Besar, maka Neraca Saldo dapat dibuat dengan cara:

1. Aktifkan Sheet9, ubah nama Sheet menjadi Neraca Saldo, copy data yang ada di Tabel Perkiraan untuk mendapatkan data semua Kode Perkiraan dan Nama Perkiraan.
2. Masukkan seluruh saldo akhir yang ada di setiap buku besar, ke dalam Neraca Saldo.

5. Membuat Jurnal Penyesuaian
1. Aktifkan Sheet10, ubah nama Sheet menjadi JurnalPenyesuaian. Buatlah tampilan seperti ini:

PT. Budi Luhur
Jurnal Penyesuaian
Per 31 Desember 1995
NO.		SALDO
REK.	KETERANGAN	DEBET	KREDIT

2. Masukkan data penyesuaian yang ada, seperti halnya memasukkan data Jurnal Umum.

6. Membuat Neraca Lajur

Neraca Lajur dibuat karena ada transaksi yang belum dimasukkan di akhir periode misalnya data penyesuaian.

1. Aktifkan Sheet11, ubah nama Sheet menjadi Neraca Lajur. Buatlah tampilan sebagai berikut:

2. Copy data yang ada pada Sheet Neraca Saldo kemudian pindahkan ke Neraca Lajur khususnya pada sel A7
3. Masukkan data pada lajur Penyesuaian -> Debet dengan rumus sebagai berikut:

=sumif(TabelPenyesuian;KodeNeracaLajur;KolomDebetPenyesuaian)

Catatan:

• TabelPenyesuaian hanya diblok isinya saja/tanpa header
• KodeNeracaLajur pada gambar misalnya sel A7
• KolomDebetPenyesuaian adalah hasil blok seluruh nilai yang ada di Kolom Debet pada Jurnal Penyesuaian.

4. Masukkan data pada lajur Penyesuaian -> Kredit dengan rumus sebagai berikut:

=sumif(TabelPenyesuian;KodeNeracaLajur;KolomKreditPenyesuaian)

5. Selesaikan kolom NSPP (Neraca Saldo Setelah Penyesuaian) dengan rumus sebagai berikut:

NSPP Debet:

 

NSPP Kredit:

 

6. Gunakan fungsi IF untuk menyelesaikan kolom Rugi/Laba. Karena kode  untuk Rugi/Laba memiliki kepala digit 4 (4xxx) sampai dengan digit 5 (5xxx) maka rumus yang digunakan adalah:

DEBET           : =IF(kode>=4000;NSPP.Debet;0)

KREDIT         : =IF(kode>=4000;NSPP.Kredit;0)

7. Menyelesaikan kolom Neraca Akhir sama dengan cara penyelesaian kolm Rugi/Laba, hanya saja logikanya dibalik dengan rumus sebagai berikut:

DEBET           : =IF(kode<4000;NSPP.Debet;0)

KREDIT         : =IF(kode<4000;NSPP.Kredit;0)

7. Membuat Laporan Keuangan

 

1. Aktifkan Sheet12, ubah nama Sheet menjadi RugiLaba
2. Copy data Nomer Rekening dan Keterangan yang ada pada Sheet Neraca Lajur untuk nilai Kode >= 4000, letakkan hasil copy ke Sheet RugiLaba.
3. Untuk data angka, masukkan dengan cara sebagai berikut:

DEBET           : =vlookup(Kode;TabelNeracaLajur;KolomNSPPDebet)

KREDIT         : =vlookup(Kode;TabelNeracaLajur;KolomNSPPKredit)

Catatan:

·         TabelNeracaLajur hanya diblok isinya saja, tanpa header

·         KolomNSPPDebet adalah letak kolom NSPPDebet di Neraca Lajur (kolom ke-n)

·         KolomNSPPKredit adalah letak kolom NSPPKredit di Neraca Lajur (kolom ke-n)

4. Data angka yang ada di Neraca lajur juga dapat dipindahkan dengan cara sebagai berikut:

Blok data angka Debet dan Kredit di kolom Rugi/Laba untuk Kode >=4000, tekan CTRL-C dan pindahlah ke Sheet RugiLaba letakkan kursor di tempat yang diinginkan, pilih menu Edit->Paste Special dan pada Option Paste, aktifkan pilihan Values, klik OK.

 

1. Aktifkan Sheet13, ubah nama Sheet menjadi PerubahanModal
2. Untuk Laporan Perubahan Modal, semua kata-katanya diketik sendiri, tetapi untuk angkanya bisa mengambil dari data yang sudah ada.

Contoh: Modal Awal angkanya diambil dari Neraca lajur dengan mengklik angka yang akan dicopy, tekan CTRL-C, dan hasil copy diletakkan dilokasi yang diinginkan. Begitu juga untuk data Prive dan Laba Bersih.

 

1. Aktifkan Sheet14, ubah nama Sheet menjadi Neraca
2. Untuk Neraca, cara mengambil datanya sama dengan penyusunan Laporan Rugi Laba.